Modernisering burgerlijke stand

Gepubliceerd op

De Wet van 31 juli 2020 houdende diverse dringende bepalingen inzake justitie (Herstelwet) bevat een heel aantal bepalingen om de informatisering van de burgerlijke stand verder te optimaliseren. Op 24 augustus 2020 verscheen de corresponderende omzendbrief tot wijziging van de omzendbrief van 19 maart 2019 tot modernisering en informatisering van de burgerlijke stand.

Sommige van de doorgevoerde wijzigingen hebben ook gevolgen voor de opname van persoonsgegevens op basis van buitenlandse documenten. In dat kader zijn de voornaamste bepalingen:

1. Rechtstreekse wijzigingen van een akte: art. 31 § 2, lid 1 BW

Het nieuwe artikel 31 § 2 van het Burgerlijk Wetboek (BW) voorziet de mogelijkheid voor de ambtenaar van de burgerlijke stand (ABS) om een bestaande akte te wijzigen op basis van de gegevens in een andere akte.

Indien een akte door een gebrek aan informatie fouten of onvolledigheden bevat, kan de ABS de akte wijzigen van zodra later een andere akte wordt voorgelegd waaruit wel de volledige informatie blijkt.

Een ander belangrijk toepassingsgebied van deze bepaling betreft de wijziging van persoonsgegevens in akten van vreemdelingen waar er in het land van herkomst een verschil is in de persoonsgegevens van iemands paspoort en zijn akten van de burgerlijke stand. Dit met de gekende discrepantie tussen de gegevens in het vreemdelingenregister, gebaseerd op het paspoort, en de aktes van de burgerlijke stand tot gevolg.

In de omzendbrief worden een aantal interessante toepassingsgevallen aangehaald:

  • Het toevoegen van een patroniem of middle name: indien het paspoort geen patroniem vermeldt, maar het volgens de regels van het land wel deel uitmaakt van iemands naam, kan het patroniem of de middle name op basis van een nadien voorgelegde geboorteakte toegevoegd worden aan een reeds opgemaakte akte van de burgerlijke stand. Bijvoorbeeld: Een Russisch paspoort zal geen patroniem bevatten, terwijl dit wel deel uitmaakt van iemands naam volgens het Russische naamrecht. Indien een Russisch onderdaan is ingeschreven op basis van zijn paspoort en er in België een kind wordt geboren, zal in de Belgische geboorteakte een onvolledige naam worden opgenomen. Indien nadien een Russische geboorteakte van de ouder wordt voorgelegd, kan de Belgische geboorteakte worden gewijzigd door de ABS.
  • Ook afgekorte of niet opgenomen voornamen vallen onder de bepaling. Bijvoorbeeld: Een vreemdeling is ingeschreven in het rijksregister op basis van zijn paspoort, maar daardoor werden een aantal voornamen afgekort of werden ze simpelweg niet opgenomen. In België wordt zijn kind geboren en hij wordt als vader vermeld met de naam zoals opgenomen in het rijksregister. Later kan hij een geboorteakte voorleggen waaruit de volledige voornaam blijkt. De nadien voorgelegde geboorteakte is voldoende basis om de geboorteakte van zijn kind te wijzigen en de voornaam voluit te schrijven of toe te voegen.
  • Dezelfde situatie kan zich voordoen met betrekking tot familienamen: wanneer in het paspoort de familienaam niet is opgenomen, maar deze nadien wel blijkt uit een akte, dan kan een reeds opgestelde akte worden gewijzigd op basis daarvan. Bijvoorbeeld: Irakezen worden op basis van hun paspoort ingeschreven met eigennaam – vadersnaam – grootvadersnaam. Ze beschikken echter ook over een familienaam. Een daartoe voorgelegde geboorteakte is voldoende om een wijziging te rechtvaardigen.
  • Huwelijksnaam: een naamswijziging naar aanleiding van een huwelijk in het buitenland kan worden opgenomen in bijvoorbeeld de geboorteakte van het kind.
  • Een ontbrekende, of foute, geboorteplaats. Bijvoorbeeld:Op het moment dat men een verklaring aflegt om de Belgische nationaliteit te verkrijgen, wordt een buitenlandse geboorteakte voorgelegd. Maar deze vermeldt een foute geboorteplaats, bijvoorbeeld Congo i.p.v. Zaïre. De ABS kan op basis van de buitenlandse geboorteakte een gewijzigde (Belgische) akte opmaken en daarin de juiste geboorteplaats vermelden. Vervolgens kan de nationaliteitsakte correct worden opgesteld.

Deze bepaling kan voortaan dus een nuttige grondslag zijn om akten van de burgerlijke stand op elkaar af te stemmen. Tegelijkertijd dient men voor ogen te houden dat het toepassingsgebied ervan welomlijnd is, en een belangrijke categorie van verbeteringen nog steeds door de familierechter zal moeten gebeuren.

Wat bijvoorbeeld niet onder het toepassingsgebied van deze nieuwe bepaling valt, zijn:

  • alle situaties waarin er aan de identiteit of de staat van de persoon getwijfeld kan worden
  • wijziging van een geboortedatum
  • aanpassing van verschillende gegevens tegelijkertijd
  • aktes die werden opgesteld met opname van gegevens die in het rijksregister werden opgenomen op basis van een loutere verklaring, en waar nadien aktes worden voorgelegd met andere persoonsgegevens, kunnen nadien niet rechtgezet worden via deze mogelijkheid
  • verbetering van afstammingsband. De vaak voorkomende situatie waarbij er een Belgische geboorteakte wordt opgesteld met enkel een moederlijke afstamming, maar waar nadien een huwelijksakte wordt voorgelegd of erkend die als basis dient voor de toevoeging van een vaderlijke afstamming, zal dus nog steeds via een procedure voor de rechtbank moeten worden rechtgezet.

Bovendien heeft de opmaak van een zelfstandige akte voorrang boven het louter wijzigen van een andere akte. Indien er een grondslag toe bestaat, maakt de ABS dus een akte op m.b.t. de gegevens die een wijziging zouden rechtvaardigen. Denk bijvoorbeeld aan een buitenlandse naamsverandering: indien een buitenlandse naamsverandering erkend kan worden binnen het kader van art. 39 WIPR, dan maakt de ABS in eerste instantie een akte van naamsverandering op. Als daartoe geen grondslag bestaat (de akte ligt niet voor om een andere akte op te maken of de betrokkene heeft niet de Belgische nationaliteit), dan kan de ABS terugvallen op de mogelijkheid om de reeds bestaande aktes te wijzigen.

2. Verbetering materiële vergissing door de ambtenaar van de burgerlijke stand: art. 33-34 BW

Sinds de wet modernisering burgerlijke stand kan de ambtenaar van de burgerlijke stand in bepaalde gevallen zelf een materiële vergissing rechtzetten in een akte van de burgerlijke stand, ook van een buitenlandse akte. Het begrip en het toepassingsgebied van een dergelijke materiële vergissing wordt nu uitgebreid, en meer in overeenstemming gebracht met de noden van de praktijk. Voortaan luidt de limitatieve lijst met materiële vergissingen als volgt (art. 34 §1 BW):

  • Een schrijf- of typfout in voor- of achternamen. Ook een verwisseling tussen beide valt hier voortaan onder.
  • Een schrijf- of typfout in datum, plaats of uur
  • Verwisseling van personen vermeld in de akte
  • Ontbreken van voornamen of delen van een naam in een andere akte dan de eigen geboorteakte. Deze categorie komt verwarrend dicht in de buurt van de hiervoor besproken mogelijkheid van een gewijzigde akte. Het verschil zit hem echter in de vraag of er al dan niet een akte aanwezig was op het moment dat de ABS de andere akte opstelde. Indien de akte die de fout illustreert, ter beschikking was op het moment van de opmaak van de akte, dan is er sprake van een materiële vergissing. Indien de akte indertijd niet ter beschikking was en later wel opduikt, dan kan men eventueel terugvallen op een verbetering via een wijziging. De procedure van de materiële vergissing geniet bovendien de voorkeur. Alles wat onder haar toepassingsgebied valt, kan in principe niet via een gewijzigde akte.
  • Diakritische tekens
  • Gegevens van de getuigen
  • Foutief of niet overnemen van gegevens in authentieke akten of officiële attesten
  • Fouten in medische attesten of processen-verbaal

Opdat een akte op deze wijze kan verbeterd worden, gelden volgende voorwaarden:

  • de vergissing gebeurde op het ogenblik van de opmaak of wijziging van de akte;
  • het gegeven stond wel correct op een akte of attest die de ABS op dat moment ter beschikking had (of die hij ‘had moeten nakijken’ op moment van opmaak/wijziging);
  • dat kan bewezen worden aan de hand van die akte.

Indien een fout niet onder het concept of toepassingsgebied van de materiële vergissing valt, blijft een beroep op de procedure ter verbetering van de akte voor de familierechtbank aangewezen.

Nog een belangrijke beperking ligt in het temporele toepassingsgebied. Specifiek voor deze wijziging is bepaald dat ze slechts van toepassing is op akten opgemaakt vanaf 31 maart 2019 (art. 32 Herstelwet). Deze beperking is te begrijpen vanuit het uitgangspunt dat de uitbreiding in eerste instantie wil tegemoetkomen aan knelpunten verbonden met de invoering van de DABS.

Inwerkingtreding sinds 31 maart 2019

De in dit nieuwsbericht besproken wijzigingen treden retroactief in werking en gaan terug tot 31 maart 2019 (datum van inwerkingtreding van de oorspronkelijke wet inzake de modernisering van de burgerlijke stand).

  1. Een rechtstreekse wijziging kan sinds die datum voor alle akten.
  2. Een verbetering via een materiële vergissing kan enkel door akten opgemaakt na die datum.

Meer info