Belgische burgerlijke stand en buitenlandse documenten

Bijvoorbeeld: een Belg die in het buitenland is geboren, kan vragen om een Belgische akte op te maken van zijn buitenlandse geboorteakte. 

Bijvoorbeeld: 

• Als er in België een huwelijk wordt afgesloten, en in dat kader wordt een buitenlandse geboorteakte voorgelegd, dan zal er van die buitenlandse geboorteakte een Belgische akte moeten worden opgemaakt. Ook andersom: als er een kindje in België wordt geboren, wordt er een Belgische geboorteakte opgemaakt. Als de ouders dan een buitenlandse huwelijksakte voorleggen om die geboorteakte correct te kunnen opmaken, wordt er meteen ook van die buitenlandse huwelijksakte een Belgische akte opgemaakt.
• Als er al een Belgische geboorteakte is opgemaakt met enkel moederlijke afstamming, en nadien wordt een buitenlandse erkenningsakte voorgelegd, dan zal niet enkel de geboorteakte gewijzigd worden, maar zal er ook een Belgische akte van die erkenningsakte worden opgemaakt.

Bijvoorbeeld: als je in België huwt en nadien in het buitenland uit de echt scheidt, dan geeft het buitenlandse echtscheidingsvonnis in België aanleiding tot de opmaak van een akte van echtscheiding. 

Administratieve beslissingen zijn ‘alle akten en beslissingen die niet kunnen worden gelijkgesteld met authentieke akten of rechterlijke beslissingen’ (Omzendbrief 7 december 2017). In de praktijk zal het meestal gaan over administratieve echtscheidingen of administratieve naamswijzigingen.

Wanneer een adoptie in België wordt uitgesproken, of wanneer een buitenlandse adoptie in België door de Federale centrale autoriteit adoptie wordt erkend, én wanneer er in dat kader een buitenlandse geboorteakte voorligt, zal er een Belgische geboorteakte worden opgemaakt van die buitenlandse geboorteakte. 

Kan een buitenlands document onmogelijk of zeer moeilijk gelegaliseerd worden? Dan kan een Belgische overheid die met het document geconfronteerd wordt er toch voor kiezen om de geldigheid ervan te beoordelen en het eventueel te erkennen als er redelijkerwijze geen twijfel is over de authenticiteit van de akte. De ambtenaar kan daarvoor een beroep doen op artikel 24, §2 Wetboek IPR dat toelaat om in specifieke gevallen vrijstelling van de legalisatievereiste te verlenen. Het artikel vermeldt alleen 'de rechter', maar overeenkomstig de Memorie van Toelichting is het ook van toepassing op de ambtenaar van de burgerlijke stand (Memorie van Toelichting Wetsvoorstel houdende Wetboek Internationaal Privaatrecht, Doc Sénat, 3-27/1, p. 54).

Documenten uit Somalië kunnen niet gelegaliseerd worden. In de huidige situatie kunnen we aannemen dat het ook voor Afghaanse documenten uiterst moeilijk kan zijn om documenten correct gelegaliseerd te krijgen. In die gevallen, wanneer de ambtenaar zich voldoende geïnformeerd acht, moet het mogelijk zijn om welbepaalde documenten vrij te stellen van de legalisatievereiste. In het bijzonder wanneer legalisatie onmogelijk is omwille van aantoonbare overmacht. Het is dan niet redelijk om te blijven vasthouden aan de legalisatievereiste. Zeker aangezien de legalisatie enkel een formele controle is en verder geen uitsluitsel geeft over de inhoud van het document. 

Voor verdere vragen over legalisatie kan je terecht bij de dienst Legalisatie van FOD Buitenlandse Zaken: elegalisation@diplobel.fed.be.

Als je onmogelijk een buitenlands document kan verkrijgen, kan je je tot de Belgische rechter wenden om een vervangend vonnis te bekomen (artikel 26, 27 en 35 BW). Je moet de onmogelijkheid aantonen. De procedure is ook mogelijk voor buitenlandse akten (MvT, Parl. St. Kamer 2017-18, nr. 54-2919/1, 76).

Het vervangend vonnis wordt meegedeeld aan de ambtenaar van de burgerlijke stand die vervolgens een vervangende akte opmaakt. Die akte wordt opgenomen in de DABS. 

In bepaalde procedures voorziet de wet nog andere mogelijke alternatieven:

• Erkenning
• Huwelijk 

• Nationaliteitsaanvraag 

  Vroeg je reeds een vervangend document op in het kader van een nationaliteitsaanvraag? Dan kan je dat nogmaals gebruiken indien je nadien een huwelijk in België wenst aan te gaan, of een kind wenst te erkennen, zie https://www.vreemdelingenrecht.be/nieuws/vervangende-geboorteakte-nationaliteitsprocedure-ook-nuttig-in-procedures-erkenning-of-huwelijk

Erkende vluchtelingen en erkende staatlozen kunnen een beroep doen op het Commissariaat-Generaal voor de Vluchtelingen en Staatlozen (CGVS) om de documenten die ze  nodig hebben, maar waarvoor ze zich niet tot hun nationale overheid kunnen wenden, te verkrijgen. Zie Helpdesk erkende vluchtelingen en staatlozen. 

Er is geen wettelijke geldigheidsduur voor buitenlandse documenten. Dat is expliciet opgenomen in de FAQ over de DABS. Ook de Vaste Commissie van de Burgerlijke Stand is van mening dat:

• er een zekere mildheid moet zijn ten aanzien van 'oudere' buitenlandse documenten 
• er rekening moet worden gehouden met de moeilijkheidsgraad om bepaalde documenten te bekomen

De ambtenaar moet hoe dan ook rekening houden met de specifieke omstandigheden - hoe waarschijnlijk is het dat iemands staat is gewijzigd? - en het toepasselijk recht. In sommige landen, zoals Rusland, wordt een akte zelden gewijzigd of gerandmeld. In die gevallen heeft het geen zin om een recent afschrift te eisen. 

Zie ook: website ipropleiding.be: geldigheidsduur documenten. 

Je naam moet in principe genoteerd worden overeenkomstig jouw nationale recht. Als je paspoort daarvan een correcte weergave is, dan geldt die naam. Als het de akte is die de correcte weergave van de naam bevat, dan geldt die naam. 

Diakritische tekens kunnen worden aangepast als materiële vergissing door de ambtenaar van de burgerlijke stand. 

Zie ook: website ipropleiding.be: akte burgerlijke stand of paspoort volgen? 

Voor dat probleem zijn er 4 mogelijke oplossingen: 

1. Verbetering van de materiële vergissing door de ambtenaar van de burgerlijke stand (artikel 33-34 BW)
2. Rechtstreeks wijzigen van een akte (artikel 31, §2, lid 1 BW)
3. Verbetering van de akte door de rechter 
4. Gedeeltelijke erkenning

Lees hier meer over die oplossingen