Hoe vraag je een arbeidskaart aan?
Wie start de procedure?
De werkgever doet de aanvraag voor een arbeidskaart.
- In het Vlaams Gewest wordt een arbeidsvergunning afgeleverd aan de werkgever en een arbeidskaart aan zijn werknemer.
- In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wordt niet langer een arbeidskaart afgeleverd. Brussel kent een 'toelating tot arbeid van korte duur' (of bij au pairs en grensarbeiders van 'lange duur') toe in de vorm van een kennisgeving via een brief aan de werkgever.
Hoe bepaal je het bevoegde gewest?
Wat het bevoegde gewest is, wordt als volgt bepaald:
- Het gewest waarin de vestigingseenheid gelegen is waar de buitenlandse werknemer tewerkgesteld wordt. Als de werkgever meerdere vestigingseenheden bezit, is het gewest bevoegd waar de werknemer hoofdzakelijk tewerkgesteld wordt;
- Als de hoofdzakelijke plaats van tewerkstelling niet kan worden bepaald, doordat de werknemer bijvoorbeeld 50% in het ene en 50% in het andere gewest tewerkgesteld wordt, is het gewest bevoegd waar de maatschappelijke zetel van de onderneming gevestigd is;
- Wanneer de werkgever geen enkele maatschappelijke eenheid of vestigingseenheid in België bezit, is het gewest bevoegd waar de werknemer zijn activiteiten zal uitoefenen.
Nodige documenten?
- een kopie van het geldig paspoort of de daarmee gelijkgestelde reistitel;
- De arbeidsovereenkomst.
Naast de algemene documenten zijn er nog vele specifieke documenten die naargelang de categorie van buitenlandse werknemer moeten worden ingediend. Zo zal een hooggeschoolde bijvoorbeeld een kopie van het diploma moeten voorleggen.
Deze specifieke documenten zijn terug te vinden via de websites van de bevoegde gewestelijke diensten:
Hoe verloopt de procedure?
De aanvraag gebeurt door de werkgever via e-mail aan het bevoegde gewest:
- Vlaams gewest
In het Vlaamse gewest wordt de aanvraag per mail ingediend op het e-mailadres aanvraag.arbeidskaart@vlaanderen.be. Belangrijk hierbij is dat de integrale aanvraag, met het aanvraagformulier en alle documenten, als 1 pdf-bestand worden opgestuurd en dat elke aanvraag in een aparte e-mail gebeurt.
De naamgeving van het pdf-bestand dat als bijlage bij de e-mail wordt toegevoegd, gebeurt als volgt:
[familienamen in hoofdletters] underscore [voornamen in hoofdletters] underscore
[land van nationaliteit] en, indien gekend, underscore [INSZ-nummer, integraal in cijfers – BIS- of rijksregisternummer].
Fictief voorbeeld: MOHAMMED_AHMED YOUSSEF_Marokko_95470115388.pdf
Meer info hierover vindt u op de website van het Vlaams gewest.
- Brussels Hoofdstedelijk gewest
In het Brussels Hoofdstedelijk gewest wordt de aanvraag per mail ingediend op het e-mailadres arbeid.eco@gob.brussels. Het Brussels Hoofdstedelijk gewest vraagt om als onderwerp van de mail 'AANVRAAG' te gebruiken en staat wel toe om meer dan 1 pdf-bestand toe te voegen.
Meer info hierover vindt u op de website van het Brussels Hoofdstedelijk gewest.
De aanvraag kan in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest ook worden ingediend via aangetekende brief aan het volgende adres:
Brussel Economie en Werkgelegenheid
Directie Economische Migratie
Sint-Lazarusplein 2
1035Brussel
Behandelingstermijn?
- Vlaams gewest
De Vlaamse gewestelijke dienst beslist binnen tien dagen vanaf de ontvangst van de aanvraag of de aanvraag volledig is, en brengt de aanvrager op de hoogte van die beslissing.
Wanneer er documenten ontbreken of onvolledig zijn, deelt de gewestelijke de aanvrager schriftelijk mee welke aanvullende inlichtingen of documenten hij moet voorleggen. Hiervoor heb je een termijn van vijftien dagen na de betekening van de brief waarin deze documenten gevraagd worden.
Indien de aanvullende documenten of inlichtingen niet binnen deze termijn geleverd werden, verklaart de gewestelijke dienst de aanvraag onontvankelijk.
Opmerking: In de praktijk worden amper nog ontvankelijkheidsbeslissingen genomen binnen deze termijn. De ontvankelijkheidsbeslissing wordt veelal op hetzelfde moment (of kort voor) de beslissing ten gronde over de toelating tot arbeid genomen.
Van zodra het dossier ontvankelijk is verklaard, begint de termijn van 120 dagen waarbinnen een beslissing dient genomen te worden, te lopen. In uitzonderlijke omstandigheden verbonden aan de complexiteit van een aanvraag kan de behandelingstermijn voor een arbeidskaart worden verlengd. Indien de beslissing niet binnen deze termijn wordt genomen, wordt de toelating tot tewerkstelling beschouwd te zijn toegekend en wordt de arbeidskaart en arbeidsvergunning afgeleverd.
- Brussels Hoofdstedelijk gewest
In het Brussels Hoofdstedelijk gewest zijn geen wettelijke termijnen voorzien.
Vlaams Gewest
Als de beslissing positief is, wordt de arbeidsvergunning naar de werkgever opgestuurd, met uitdrukkelijke vermelding van begin- en einddatum van de tewerkstelling. De tewerkstelling kan ten vroegste beginnen vanaf de toekenning van deze vergunning.
De arbeidskaart wordt afgeleverd via:
- Het gemeentebestuur van de verblijfplaats of van de zetel van de werkgever als de werknemer nog in het buitenland verblijft. De werkgever is verantwoordelijk voor het bezorgen van de arbeidskaart aan de werknemer. Met de arbeidskaart kan de werknemer als hij visumplichtig is een visum type C aanvragen. Bij aankomst in België dient de werknemer zich binnen de 3 dagen bij de gemeente aan te melden voor een aankomstverklaring (bijlage 3), tenzij hij is vrijgesteld van deze verplichting omdat hij in een hotel, pension, camping, jeugdherberg, ... verblijft.
- Het gemeentebestuur van de woonplaats van de werknemer als deze al op het grondgebied verblijft.
Brussels Hoofdstedelijk Gewest
In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest wordt niet langer een arbeidskaart afgeleverd. Brussel kent een 'toelating tot arbeid van korte duur' (of bij au pairs en grensarbeiders van 'lange duur') toe in de vorm van een kennisgeving via een brief aan de werkgever.
Hiermee kan de werknemer als hij visumplichtig is een visum type C aanvragen. Bij aankomst in België dient de werknemer zich binnen de 3 dagen bij de gemeente aan te melden voor een aankomstverklaring (bijlage 3), tenzij hij is vrijgesteld van deze verplichting omdat hij in een hotel, pension, camping, jeugdherberg, ... verblijft.
Beroepsmogelijkheden na een negatieve beslissing?
Zowel werkgever als werknemer (indien hij wettig in België verblijft) kunnen bij de bevoegde gewestminister in beroep gaan tegen de weigeringsbeslissing. Je moet het beroep indienen per aangetekende brief, binnen 30 dagen nadat de negatieve beslissing werd meegedeeld
Voor het Vlaamse gewest dien je het beroep in bij:
Minister van Tewerkstelling
Het Vlaamse Subsidieagentschap voor Werk en Sociale economie
Dienst Arbeidsmigratie en Uitzendkantoren
Koning Albert II-laan 35 bus 21,
1030 Brussel.
Voor het Brussels Hoofdstedelijk gewest dien je het beroep in bij:
Minister van Tewerkstelling
Brussel Economie en Werkgelegenheid
Directie Economische Migratie
Sint-Lazarusplein 2,
1035 Brussel
Het beroep moet gemotiveerd zijn en opgesteld zijn in 1 van de 3 landstalen. Van zodra het beroep werd ontvangen, word je hiervan op de hoogte gebracht door een ontvangstmelding
De administratie kan, indien het dit nodig acht, verdere inlichtingen inwinnen bij alle mogelijke betrokken instanties (bijv. VDAB, Actiris, Dienst Vreemdelingenzaken,...) en formuleert op basis van het dossier een advies.
De bevoegde minister, waarnaar dit advies wordt doorgezonden, neemt de beslissing. Indien hij de negatieve beslissing waartegen het beroep werd ingesteld, verwerpt, zal hij de administratie de opdracht geven een arbeidsvergunning en arbeidskaart af te leveren.
Tegen een negatieve beslissing in beroep bij de minister staat een beroep bij de Raad van State open. Dit beroep moet ingediend worden binnen de 60 dagen.
- De Raad van State bekijkt enkel of de procedure correct verlopen is, en zal nooit uitspraak doen over de opportuniteit van de beslissing om een arbeidsvergunning te weigeren (doet dus geen onderzoek ten gronde).
- De procedure kan heel lang duren: van enkele maanden tot enkele jaren.
- Indien de Raad van State de beslissing vernietigt, moet de bevoegde Gewestminister de aanvraag opnieuw onderzoeken.
De Raad van State zal nooit een verplichting opleggen tot het nemen van een positieve beslissing of het afleveren van een arbeidskaart en arbeidsvergunning. Dat blijft de bevoegdheid van de bevoegde Gewestminister en de Dienst Vreemdelingenzaken.
Meer info
Wetgeving
- Besluit van de Vlaamse Regering van 7 december 2018 houdende uitvoering van de wet van 30 april 1999 betreffende de tewerkstelling van buitenlandse werknemers
- Ordonnantie van 1 februari 2024 betreffende economische migratie
- Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 16 mei 2024 houdende uitvoering van de ordonnantie van 1 februari 2024 betreffende economische migratie
Externe link