Diplomatiek, consulair en internationaal personeel

In het kort

Personeelsleden van een diplomatieke zending, een consulaire post of een internationale organisatie in België en hun gezinsleden zijn 'bevoorrechte' vreemdelingen. Ze genieten bepaalde voorrechten en immuniteiten, waaronder een kosteloze bijzondere verblijfstitel voor de duur van hun mandaat in België. Het gaat om een tijdelijke verblijfsvergunning die het internationaal statuut van de personeelsleden en hun familieleden aangeeft. 

De Directie Protocol van FOD Buitenlandse Zaken is bevoegd om de bijzondere verblijfstitels af te leveren, op aanvraag van de werkgever. De afgifte van de bijzondere verblijfstitels is geregeld in het Koninklijk besluit van 30 oktober 1991. Meer informatie over de praktijk vind je in de Protocolgids Voorrechten en Immuniteiten van de Directie Protocol.  

Het bevoorrecht statuut van diplomatiek, consulair of internationaal personeel primeert op de algemene regels in de Verblijfswet. Wanneer de geldigheidsduur van je bijzondere verblijfstitel verstrijkt en er geen verlenging mogelijk is, of wanneer je bijzondere verblijfstitel ingetrokken wordt, kan je wel een verblijfsaanvraag indienen op grond van de Verblijfswet. 

Wie?

Leden van de zending (diplomatiek verkeer) en leden van de consulaire post (consulair verkeer) vallen onder het bijzonder verblijfsstatuut. Het kan gaan om bilaterale zendingen, diplomatieke zendingen geaccrediteerd bij een internationale organisatie, en consulaire posten. 

Concreet gaat het om de volgende personen: 

  • consuls
  • diplomaten
  • administratief en technisch personeel
  • huispersoneel 

De volgende personen komen in aanmerking voor een bijzondere verblijfstitel: 

  • ambtenaren en personeelsleden van in België gevestigde publiekrechtelijke internationale instellingen 
  • leden van het Europees Parlement die uitsluitend omwille van hun mandaat in België verblijven en hun assistenten 
  • personeelsleden van andere internationale instellingen waaraan de minister van Buitenlandse Zaken het recht op afgifte van bijzondere verblijfskaarten ten gunste van hun personeelsleden heeft toegezegd

Familieleden die samenwonen met de hierboven vermelde personeelsleden krijgen een afgeleid verblijfsrecht. In de praktijk beschouwt de Directie Protocol van FOD Buitenlandse Zaken de volgende personen als inwonende familieleden: 

  • de echtgenoot of de niet-gehuwde wettelijke partner (overeenkomstig het recht van het herkomstland)
  • ongehuwde kinderen van de titularis of van diens echtgeno(o)t(e) of wettelijke partner 
    • die jonger zijn dan 18 jaar als de ouder een bijzondere verblijfstitel S heeft
    • die jonger zijn dan 25 jaar als de ouder een bijzondere verblijfstitel D, C of P heeft

Aan welke voorwaarden moet je voldoen?

Als je onder één van bovenstaande categorieën valt, kan je een bijzondere verblijfstitel verkrijgen mits je aan onderstaande voorwaarden voldoet.

Je moet in België verblijven om aanspraak te maken op een bijzondere verblijfstitel. 

Uitzondering: diplomatieke ambtenaren van de in België geaccrediteerde diplomatieke zendingen kunnen een bijzondere verblijfstitel verkrijgen ook als ze niet in België verblijven. 

Als je de Belgische nationaliteit hebt, kan je niet genieten van het bevoorrecht verblijfsstatuut. Hetzelfde geldt als je naast de Belgische nationaliteit nog een andere nationaliteit hebt. 

Je mag geen winstgevend bedrijf uitoefenen dat niet in verband staat met de uitoefening van je ambt. 

Uitzonderingen zijn mogelijk als er een wederkerigheidsovereenkomst werd afgesloten door België met je land van herkomst. 

  • De familieleden moeten onder hetzelfde dak wonen als de referentiepersoon. Familieleden die niet inwonen bij het bevoorrecht personeelslid, zoals kinderen die in de zendstaat verblijven of die studeren in een ander land dan België of een buurland, kunnen geen bijzondere verblijfstitel krijgen van de Directie Protocol.

Ten laste zijn? Geen eigen inkomsten? -> vragen aan Directie Protocol

Hoe verloopt de procedure?

Je werkgever dient voor jou en je gezinsleden een aanvraag in bij de Directie Protocol van FOD Buitenlandse Zaken aan de hand van een verbale nota. Bij de nota moeten de volgende documenten gevoegd worden: 

  • 2 exemplaren van het document "Inlichtingen met het oog op het verstrekken van een bijzondere verblijfstitel door de Directie Protocol"
    • ingevuld door de rechthebbende en zijn vergezellende gezinsleden
    • ondertekend door het hoofd van de zending, of de werkgever
    • voorzien van een pasfoto 
  • een origineel van het blauwe formulier, te verkrijgen bij de Directie Protocol
  • een leesbare kleurenkoppie van de belangrijkste bladzijden van het geldig paspoort en het eventuele visum
  • een attest van regelmatig schoolbezoek voor kinderen van 18 jaar en ouder 
  • bewijsstukken over je burgerlijke staat, bijvoorbeeld een huwelijksakte
  • bijkomende documenten afhankelijk van de personeelscategorie waartoe de ambtenaar en diens familieleden behoren 

Op voorwaarde dat het aanvraagdossier correct en volledig werd ingediend, krijg je een bijzondere verblijfstitel binnen de 2 à 4 weken. De procedure voor de uitreiking van de bijzondere verblijfstitel wordt wel pas opgestart nadat je daadwerkelijk bent toegekomen in België (tenzij de voorwaarde van effectief verblijf in België niet op jou van toepassing is). 

De verblijfstitel moet afgehaald worden op het volgende adres: Directie Protocol, Egmontpaleis, Kleine Zavel n°8, 1000 Brussel. De bijzondere verblijfstitels worden enkel afgeleverd aan de door de zending gemachtigde personen. 

Welke verblijfstitel krijg je?

Algemeen 

Afhankelijk van de personeelscategorie waartoe je behoort, krijg je een bepaalde verblijfstitel (D, C, P, S of E) die voor een bepaalde periode geldig is. Inwonende familieleden krijgen dezelfde verblijfstitel als hun referentiepersoon, behalve kinderen onder de 5 jaar. Zij krijgen een bijzondere verblijfstitel E. Eens ze de leeftijd van 5 jaar hebben bereikt, krijgen ze dezelfde titel als hun referentieouder. 

De bijzondere verblijfstitel geeft je het recht om in België te verblijven, maar is geen geldig identiteitsbewijs. De houder van een bijzondere verblijfstitel moet ook altijd een geldige nationale identiteitskaart of een (diplomatiek) paspoort kunnen voorleggen. 

De bijzondere verblijfstitel is ook geen reisdocument, maar je kan het wel gebruiken als visum voor België en voor de lidstaten van de Schengenzone als je de kaart samen met een geldig paspoort voorlegt.

Modellen van de verschillende bijzondere verblijfstitels vind je hier (blz. 14 e.v.). 

Leden van een diplomatieke zending of een consulaire post

In de tabel hieronder vind je een overzicht van de verschillende categorieën leden en de bijhorende verblijfstitel. 

CategorieType bijzondere verblijfstitel Geldigheid
Diplomatieke ambtenaren, houder van een diplomatiek paspoort en hun inwonende familieleden Bijzondere verblijfstitel D5 jaar, een 1ste keer hernieuwbaar voor 3 jaar en daarna jaarlijks
Consulaire beroepsambtenaren en hun inwonende familieledenBijzondere verblijfstitel C5 jaar, een 1ste keer hernieuwbaar voor 3 jaar en daarna jaarlijks
Leden van het administratief en technisch personeel en hun inwonende familieleden

Bijzondere verblijfstitel P

 

5 jaar, hernieuwbaar tot de maximale aanwezigheidsduur van 10 jaar in België is bereikt en een 1ste keer voor 3 jaar en vervolgens op jaarbasis
Consulaire medewerkers en hun inwonende familieleden
Leden van het dienstpersoneel van de diplomatieke of consulaire zending en hun inwonende familieledenBijzondere verblijfstitel S2 jaar, hernieuwbaar tot de maximale aanwezigheidsduur van 10 jaar in België is bereikt
Huishoudelijke bedienden van diplomaten en hun inwonende familieleden1 jaar, hernieuwbaar tot de maximale aanwezigheidsduur van 10 jaar in België is bereikt; de geldigheidsduur mag evenwel niet deze van de bijzondere verblijfstitel van de werkgever overschrijden
Ambtenaren op officiële zending en hun inwonende familieleden1 jaar per verblijfstitel, hernieuwbaar, maximum 5 jaar per zending, maximale aanwezigheidsduur van 10 jaar in België 
Gedetacheerde nationale deskundigen en hun inwonende familieledenVoor de duur van de detachering, maar maximaal 5 jaar, maximale aanwezigheidsduur van 10 jaar in België
Kinderen jonger dan 5 jaarBijzondere verblijfstitel ETot de leeftijd van een jaar, vervolgens hernieuwbaar tot de leeftijd van 3 jaar en tot slot hernieuwbaar tot de leeftijd van 5 jaar

Personeelsleden van internationale organisaties in België

Personeelsleden van een internationale organisatie, die geen diplomatieke status hebben, krijgen een P of een S kaart. 

Krijgen een P kaart: 

  • ambtenaren en personeelsleden van de in België gevestigde publiekrechtelijke internationale instellingen
  • leden van het Europees parlement die uitsluitend omwille van hun mandaat in België verblijven
  • inwonende familieleden van hierboven vermelde categorieën overeenkomstig de toepasselijke verdragen/zetelakkoorden 

Krijgen een S kaart: 

  • assistenten van leden van het Europees parlement met een P kaart 
  • personeelsleden van internationale instellingen waaraan de Minister van Buitenlandse Zaken het recht op een S kaart verleend heeft
  • inwonende familieleden van de hierboven vermelde categorieën 

Vernieuwing van je bijzondere verblijfstitel

Je moet je bijzondere verblijfstitel laten vernieuwen als: 

  • de geldigheidsduur verstreken is. Je moet uiterlijk 8 dagen voor de vervaldatum het identiteitsdocument overmaken voor verlenging of vernieuwing. 
  • je naam, nationaliteit, burgerlijke staat, verblijfplaats, functie of statuut verandert. Je moet de verandering binnen 15 dagen melden. 
  • er sprake is van verlies of diefstal. In dat geval krijg je een duplicata tegen kostprijs. 

 

Intrekking van je bijzondere verblijfstitel

Wanneer je functie op basis waarvan je de verblijfstitel kreeg, beëindigd wordt, moet je diplomatieke zending, consulaire post, of internationale organisatie een verbale nota zenden aan de Directie Protocol van FOD Buitenlandse Zaken. De bijzondere verblijfstitels moeten samen met de nota ingeleverd worden (zowel van het personeelslid als van de familieleden). Hetzelfde geldt wanneer je niet meer aan de voorwaarden voldoet, bijvoorbeeld wanneer je definitief vertrekt uit België. 

Als de samenstelling van je gezin verandert, of als een gezinslid definitief vertrekt, moet dat eveneens gemeld worden aan de Directie Protocol. De verblijfstitel van het gezinslid in kwestie wordt ingetrokken. 

Als de Directie Protocol tot de vaststelling komt dat een bijzondere verblijfstitel werd afgegeven op basis van onjuiste gegevens, dan heeft ze het recht de kaart nietig te verklaren en de zending in kwestie te verzoeken om ze onmiddellijk in te leveren. Die regel geldt ook wanneer de Directie Protocol zelf een vergissing heeft begaan. 

De Directie Protocol stuurt een kennisgeving van de intrekking en schrapping uit de registers naar de betrokken gemeente als de houder van de verblijfstitel in het Rijksregister gemeld werd. 

Verblijf in België na afloop of intrekking van je bijzondere verblijfstitel

Na afloop van de geldigheidsduur van je bijzondere verblijfstitel en als er geen vernieuwing volgt, kan je een verblijfsaanvraag indienen volgens de regels die gelden voor niet-bevoorrechte vreemdelingen. Hetzelfde geldt wanneer je bijzondere verblijfstitel ingetrokken wordt. 

Het bewijs van teruggave van je bijzondere verblijfstitel wordt gelijkgesteld met de afgifte van een aankomstverklaring bij de gemeente. Vanaf het ontvangst van bewijs heb je 3 maanden wettig verblijf in België om je klaar te maken voor vertrek of om een verblijfsaanvraag in te dienen. 

Binnen de niet-bevoorrechte vreemdelingen wordt een onderscheid gemaakt tussen Unieburgers en derdelanders: 

  • Klik hier voor meer informatie over het verblijfsrecht als Unieburger. 
  • Enkele veelvoorkomende verblijfsaanvragen als derdelander na intrekking van een bijzondere verblijfstitel zijn: 
    • een verblijfsaanvraag als werknemer of zelfstandige (artikel 9 Vreemdelingenwet)
    • een verblijfsaanvraag als student (artikel 58 Vreemdelingenwet)
    • een verblijfsaanvraag als rentenier (artikel 9bis Vreemdelingenwet)
    • een verblijfsaanvraag als (politiek) vluchteling (artikel 48/3 Vreemdelingenwet)

Commissie voor goede diensten

De Commissie voor goede diensten is een instantie die geschillen in contractuele relaties tussen een diplomatieke zending en het personeel behandelt. De commissie werd opgericht bij ministeriële omzendbrief in 2013. 

De Commissie voor goede diensten heeft 3 hoofdopdrachten: 

  • geschillen oplossen: klachten ontvangen, geschillen analyseren, advies geven om tot minnelijke oplossingen te komen
    • Voorbeelden van redenen om een klacht in te dienen zijn: afschaffing index, ontslag zonder vergoeding, niet-aangifte bij de Belgische sociale zekerheid, niet-betaling van vakantiegeld, grensoverschrijdend gedrag, niet-betaalde overuren...
  • ambassades en diplomatieke missies informeren over hun verplichtingen 
  • voorstellen aanreiken om de arbeidsomstandigheden van het personeel tewerkgesteld in ambassades en diplomatieke missies te verbeteren 

Meer informatie en contactgegevens vind je op de website van FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg