Inwerkingtreding laatste bepalingen Reparatiewet DABS
In het kort
Op 1-1-2025 wijzigt de manier waarop buitenlandse documenten doorwerken in België. De burgerlijke stand wordt verder gemoderniseerd en de werking van de Databank voor Akten van de Burgerlijke Stand (DABS) verruimd. De situaties waarin een Belgische akte van een buitenlands document moet worden opgemaakt, worden uitgebreid. Zo moet de ambtenaar van de burgerlijke stand een Belgische akte opmaken wanneer een Belg (voortaan verplicht) een akte of beslissing moet voorleggen die zijn persoonlijke staat wijzigt. Dit moet ook wanneer een Belg of een niet-Belg een buitenlandse akte of beslissing voorlegt ter wijziging van de registers, en niet alleen als die voorligt ter opmaak of wijziging van een andere akte. Het nieuwe regime is niet alleen van toepassing op buitenlandse akten van de burgerlijke stand maar, meer algemeen, op buitenlandse authentieke akten. De procedure tot opmaak van een Belgische akte naar aanleiding van buitenlandse gerechtelijke of administratieve beslissingen wordt gelijkgesteld met diezelfde procedure naar aanleiding van de voorlegging van buitenlandse akten.
Opmaak Belgische akte op basis van buitenlandse akte of beslissing
Voortaan moet een Belgische akte worden opgemaakt van zodra een buitenlandse akte of beslissing wordt voorgelegd en
- de akte of beslissing betrekking heeft op een Belg of zijn wettelijke vertegenwoordiger en diens staat van de persoon wijzigt
- de akte of beslissing voorgelegd wordt bij de opmaak of de wijziging van een akte van de burgerlijke stand óf bij een aanpassing van het bevolkingsregister (BR), het vreemdelingenregister (VR) of het wachtregister (WR)
- de Procureur des Konings verzoekt er om
Belg verplicht elke buitenlands document over zijn staat voor te leggen
Artikel 17 BW bepaalt al sinds 2019 dat personen, bij de opmaak van een akte, verplicht zijn de ambtenaar van de burgerlijke stand alle informatie mee te delen die de ambtenaar nodig heeft om de akte op te maken. Voortaan bepaalt artikel 68 BW echter expliciet dat elke Belg (of diens wettelijke vertegenwoordiger) elke buitenlandse akte moet voorleggen die zijn staat van de persoon wijzigt. Naar aanleiding van die verplichte voorlegging maakt de ambtenaar van de burgerlijke stand ook altijd een Belgische akte op. En dus niet meer enkel op vraag van de Belg, zoals voorheen.
Het nieuwe artikel 68 BW wijzigt kortom 2 punten: de verplichte voorlegging enerzijds en de systematische opmaak van akten die betrekking hebben op een Belg anderzijds.
Opgelet: een opname in de DABS of een opmaak van een Belgische akte kan enkel en alleen in zoverre het buitenlands document erkend kan worden overeenkomstig het Wetboek Internationaal Privaatrecht (WIPR).
Buitenlandse gerechtelijke beslissingen worden voortaan op dezelfde voet behandeld als buitenlandse authentieke akten. Artikel 70 BW bepaalt dat iedere Belg, of zijn wettelijke vertegenwoordiger, elke buitenlandse in kracht van gewijsde gegane rechterlijke of buitenlandse definitieve administratieve beslissing, die op hem betrekking heeft, en voor zover deze een wijziging van de staat van zijn of haar persoon tot gevolg heeft, voorlegt aan de ambtenaar van de burgerlijke stand. Ook hier maakt de ambtenaar vervolgens een nieuwe, of gewijzigde, Belgische akte op. Deze gelijkstelling is niet enkel van toepassing in dit verband maar werd over de gehele lijn doorgevoerd.
Wijziging registers voor Belg en niet-Belg
De meest ingrijpende wijziging is dat er ook een Belgische akte zal moeten worden opgemaakt als een buitenlandse akte of beslissing wordt voorgelegd en er naar aanleiding daarvan iets moet worden gewijzigd aan de registers: het vreemdelingenregister, het bevolkingsregister óf het wachtregister. Dit is van toepassing, ongeacht de nationaliteit van de betrokkene.
Het Rijksregister en de DABS worden op die manier veel sterker op elkaar afgestemd. Als de registers moeten worden aangepast, zal de betrokken dienst de akte eerst beoordelen op zijn erkenbaarheid. Als het buitenlands document de IPR-rechtelijke toets heeft doorstaan, maakt de ambtenaar burgerlijke stand de akte op en past deze de registers aan. Een termijn waarbinnen die akte moet worden opgemaakt is niet wettelijk voorzien.
Voorbeeld: Een niet-Belg die is ingeschreven op basis van gezinshereniging legt op een later moment zijn Roemeense huwelijksakte voor. Als de huwelijksakte de IPR-rechtelijke controletoets doorstaat, zal de ambtenaar een Belgische akte op basis van de Roemeense huwelijksakte opmaken en deze opnemen in de DABS. Het rijksregister (IT 120) wordt aangepast.
Zie nota van het Rijksregister over het nieuwe art. 68-70 BW.
Authentieke akten
Het nieuwe artikel 68 BW spreekt voortaan expliciet over authentieke akten en niet meer enkel over akten van de burgerlijke stand. Op deze manier wordt er tegemoetgekomen aan het gegeven dat ook buitenlandse administratieve akten van naamsverandering in ons land erkend kunnen worden op basis van artikel 39 WIPR. Dit voorziet namelijk dat een naamsverandering in het buitenland die op administratieve wijze is verkregen, en dus niet in een authentieke akte of rechterlijke beslissing is opgenomen, toch erkenbaar zijn als dat in het wettelijk stelsel van dat land zo voorzien is.
Gelijkstelling procedure opmaak Belgische akte op basis van gerechtelijke beslissingen en opmaak Belgische akte op basis van een buitenlandse akte
Buitenlandse gerechtelijke en administratieve beslissingen worden voortaan op dezelfde voet behandeld als buitenlandse authentieke akten. Terwijl er tot nu toe voor gerechtelijke beslissingen een ietwat aparte regeling was voorzien in artikel 70 BW heeft dat artikel voortaan dezelfde structuur als artikel 68 BW dat de procedure voor buitenlandse authentieke akten bevat.
Voor zowel de opmaak van een Belgische akte op basis van een buitenlandse authentieke akte als de opmaak van een Belgische akte op basis van een buitenlandse rechterlijke beslissing of een buitenlandse administratieve beslissing is dus dezelfde procedure van toepassing. Eerst en vooral is de verplichte voorlegging voor Belgen ook van toepassing op gerechtelijke en administratieve beslissingen. Verder, als er een wijziging van het rijksregister plaatsvindt naar aanleiding van het voorleggen van een buitenlandse gerechtelijke beslissing, door een Belg of een niet-Belg, ook dan zal er een Belgische (gewijzigde) akte moeten worden opgemaakt.
Voorwaarde: erkenning van buitenlands document overeenkomstig WIPR
Het internationaalprivaatrechtelijke principe blijft onveranderd: opdat een Belgische akte kan worden opgemaakt moet de buitenlandse akte of beslissing erkend kunnen worden. Het buitenlands document zal dus altijd de IPR-rechtelijke toets moeten doorstaan, overeenkomstig art. 27 WIPR voor aktes enerzijds en overeenkomstig art. 24 en 25 WIPR voor buitenlandse beslissingen anderzijds. Als de registers moeten worden aangepast, zal de betrokken dienst de akte of beslissing beoordelen waarna de ambtenaar burgerlijke stand de akte opmaakt. Een termijn waarbinnen die akte moet worden opgemaakt is niet wettelijk voorzien.
Gevolgen: meer samenhang rijksregister en DABS, invoering only once-principe, inperking de plano-principe
De opmaak van een Belgische akten heeft talloze voordelen voor de betrokkenen zowel als de administratie.
Ten eerste wordt er op die manier toegewerkt naar een grotere coherentie tussen het rijksregister en de DABS, de ambitie die men als rode draad doorheen de gecoördineerde Omzendbrief klinkt.
Ten tweede: eens er een Belgische akte is opgemaakt, kan er niet gevraagd worden aan de burger om de akte opnieuw voor te leggen. Het only once-principe houdt in dat de burger al documenten heeft voorgelegd aan één bepaalde Belgische overheid en als deze toegankelijk zijn, bijvoorbeeld via de DABS, deze niet meer opnieuw door een andere Belgische overheid aan die burger kunnen worden opgevraagd. Die overheid moet zelf de DABS raadplegen wanneer ze daartoe toegang heeft .
Met de verruiming van het principe van de opmaak van een Belgische akte naar aanleiding van een buitenlandse akte of beslissing, doet de wetgever hier ten slotte nog meer afstand van het de plano-principe van artikel 27 WIPR dat voorziet dat elke Belgische overheid de discretionaire bevoegdheid heeft om een buitenlands document te beoordelen. Een Belgische akte heeft immers bewijskracht tenzij valsheid in geschrifte wordt aangetoond. Van zodra er een Belgische akte is opgemaakt naar aanleiding van een buitenlands document kan een Belgische instantie deze niet meer zomaar naast zich neerleggen.
Voorbeeld: Stel dat, in de situatie van hierboven, diezelfde persoon gezinshereniging wil aanvragen met zijn of haar partner, dan moet de Roemeense huwelijksakte niet nog eens IPR-rechtelijke getoetst worden door DVZ eens er een Belgische huwelijksakte van is opgemaakt
Meer info
- Wet van 13 september 2023 houdende diverse bepalingen inzake modernisering van de burgerlijke stand, BS 2 oktober 2023
- Omzendbrief van 19 december 2023 over de modernisering en informatisering van de burgerlijke stand, B.S. 22 december 2023 (gecoördineerde versie)
- nota Rijksregister
- overzicht wijzigingen van Burgerzaken Vlaanderen
- Webpagina Belgische burgerlijke stand en buitenlandse documenten
- J. KUSTERS, “De DABS & buitenlandse documenten: hoe de DABS de doorwerking van buitenlandse documenten in de Belgische burgerlijke stand veranderde”, T. Vreemd. 2022, nr. 2, 94-112.