Samenvatting
Daargelaten de vraag of de verzoekende partij kan gevolgd worden dat het criterium ‘objectief verschoonbaar’ minder streng is dan het criterium ‘overmacht’ en de vraag of het onderzoek van de verwerende partij in de bestreden beslissing kan beschouwd worden als een onderzoek naar de vraag of de ingeroepen redenen voor het laattijdig indienen van de aanvraag overmacht uitmaken, kan worden vastgesteld dat de verwerende partij de ingeroepen redenen niet aanvaard heeft omdat uit het administratief dossier blijkt dat reeds op 7 augustus 2024 een afspraak werd gemaakt met het oog op het bekomen van een medisch attest en dat in september 2024 de betaling van de visumkost werd uitgevoerd, dat vervolgens op 10 (lees: 8) oktober 2024 de advocaat van de verzoekende partij per mail aan de ambassade heeft gevraagd om de afspraak te annuleren, dat pas op 26 november 2024, amper acht dagen voor het verstrijken van de uiterste indieningstermijn op 4 december 2024, een nieuw verzoek tot afspraak werd gericht aan de ambassade, op welk ogenblik er effectief geen afspraken meer beschikbaar waren vóór de uiteindelijke indieningsdatum, en dat de eerstvolgende afspraak pas op 12 december 2024 kon plaatsvinden, dat uit de chronologie duidelijk blijkt dat de oorzaak van de laattijdige indiening niet te wijten is aan de ambassade, maar aan de verzoekende partij zelf, die enerzijds een afspraak heeft geannuleerd en anderzijds niet de nodige stappen heeft ondernomen om tijdig een nieuwe afspraak vast te leggen, dat de aangevoerde redenen voor laattijdigheid niet aanvaard kunnen worden aangezien de laattijdigheid rechtstreeks voortvloeit uit het handelen van de verzoekende partij zelf.
Uit de voorbereidende werken van de wet van 10 maart 2024, zoals weergegeven punt 3.4., blijkt dat het bij de “bijzondere omstandigheden dewelke de laattijdige indiening van het verzoek om gezinshereniging, objectief verschoonbaar maken” gaat om “omstandigheden die buiten de wil van de aanvrager liggen”.
De verwerende partij erkent in de bestreden beslissing dat er, op het ogenblik dat de verzoekende partij voor het verstrijken van de indieningstermijn de aanvraag wenst in te dienen, geen beschikbare afspraakdata waren op de Belgische ambassade in Rome, doch meent dat de laattijdigheid te wijten is aan de verzoekende partij daar zij een eerdere afspraak annuleerde en zij niet de nodige stappen heeft genomen om tijdig een nieuwe afspraak te maken.
Vooreerst wijst de Raad erop dat de verzoekende partij kan gevolgd worden dat de omstandigheid dat er bij de diplomatieke post geen afspraak meer beschikbaar was binnen de resterende periode van acht dagen voor het verstrijken van de termijn om de aanvraag in te dienen (teneinde het vrijstellingsregime te genieten), volledig buiten haar wil en controle gelegen is.
De verwerende partij aanvaardt de aanwezigheid van objectief verschoonbare omstandigheden echter niet omdat volgens haar de laattijdige indiening – niettegenstaande de indiening niet tijdig kon geschieden om redenen die te maken hebben met het functioneren van de administratie op de diplomatieke post en aldus buiten de wil van de verzoekende partij gelegen zijn – rechtstreeks voortvloeit uit haar handelen en aan haar te wijten is, nu zij een eerdere afspraak annuleerde en niet de nodige stappen ondernam om ‘tijdig’ een nieuwe afspraak vast te leggen.
De Raad wijst er op dat de stelling dat de laattijdigheid ‘rechtstreeks’ voortvloeit uit het handelen van de verzoekende partij, niet kan gevolgd worden. Immers vloeit de laattijdigheid van het indienen in persoon van de visumaanvraag op de Belgische ambassade in Rome, gelet op het indienen via VOW van de documenten en het invullen van het visumaanvraagformulier op 26 november 2024 – feit dat niet betwist wordt –, rechtstreeks voort uit de niet-beschikbaarheid van een afspraakdatum binnen de acht dagen en niet ‘rechtstreeks’ uit het handelen van de verzoekende partij.
De feitelijke vaststelling voorts dat de oorzaak (niet tijdig vastleggen van een afspraak) van de laattijdige indiening van de visumaanvraag, aldus de indiening in persoon die pas op 12 december 2024 plaatsvond, ‘te wijten’ is aan de betrokkene zelf is ook niet correct, minstens kennelijk onredelijk in het licht van de vaststelling dat zij reeds op 26 november 2024, aldus acht dagen voor het verstrijken van de termijn, getracht heeft een afspraak te maken, doch er geen beschikbare data voor een afspraak meer waren vóór 4 december 2024. De verzoekende partij kan gevolgd worden dat de niet tijdige poging om een (nieuwe) afspraak te verkrijgen haar niet kan verweten worden. Hoewel van de verzoekende partij kan verwacht worden dat zij zich bekwaamt in elke procedure die zij instelt, kan het haar niet ten kwade worden geduid dat zij niet eerder trachtte een afspraak te bekomen. Immers het feit dat bij het registreren van de aanvraag via VOW eveneens een aanspraak dient te worden gemaakt voor een fysieke verschijning op de ambassade, betreft informatie die gelezen kan worden op de website, doch blijkt nergens uit dat rekening moet gehouden worden met de omstandigheid dat de termijn tussen het vastleggen van een afspraak en de datum van de afspraak voor een fysiek verschijning op de ambassade een week kan overschrijden. De verwerende partij kan niet zonder meer gevolgd worden waar zij in haar verweernota stelt dat de omstandigheid dat men geen afspraak kan bemachtigen binnen een week geen gegeven is dat “voor elk redelijk denkend persoon afwijkt van de voorziene gang van zaken”, nu nergens uit blijkt wat bij de Belgische ambassade in Rome de voorziene gang van zaken is. De beschikbaarheid van de diensten van een buitenlandse ambassade in een land – dat bovendien niet het land van herkomst van de verzoekende partij is – kan niet beschouwd worden als informatie die door iedereen gekend is of voorzienbaar moet zijn.
Ten overvloede wijst de Raad er nog op dat de verzoekende partij er in haar schrijven, ter duiding van de laattijdigheid, ook op heeft gewezen waarom zij haar aanvraag niet verderzette in september 2024 en gewacht heeft tot eind november om haar aanvraag in te dienen, met name omdat zij nog steeds wachtte op het paspoort van haar echtgenote. Deze omstandigheid wordt – hoewel het annuleren van de afspraak in oktober 2024 de verzoekende partij tegengeworpen wordt in de bestreden beslissing – niet in overweging genomen in de bestreden beslissing. Er blijkt uit het schrijven van de advocaat van de verzoekende partij aldus dat niet enkel gewezen wordt op de reden voor de laattijdigheid – met name het niet beschikbaar zijn van afspraakdata vóór het verstrijken van de termijn – doch ook op de reden voor het pas eind november 2024 indienen van de documenten en/of vervolledigen van de aanvraag en het vervolgens vastleggen van een afspraak.
Het komt de Raad in deze omstandigheden dan ook kennelijk onredelijk voor te oordelen dat de verzoekende partij niet de nodige stappen heeft ondernomen om tijdig een nieuwe afspraak vast te leggen. De verwerende partij heeft niet op zorgvuldige wijze geoordeeld dat de laattijdige indiening te wijten is aan de verwerende partij zelf.