Hoe vraag je een gecombineerde vergunning aan?

Wie start de procedure?

Het is de werkgever (of een mandataris van de werkgever) die de procedure opstart en de aanvraag voor de gecombineerde vergunning indient. De aanvraag moet gebeuren via het unieke digitale loket Working in Belgium.

De aanvraag gebeurt bij de bevoegde gewestelijke dienst Economische Migratie en bevat zowel de documenten aangaande de tewerkstelling, als de documenten inzake het verblijf.

De gecombineerde vergunning wordt afgeleverd door de Dienst Vreemdelingenzaken en bevat zowel de toelating tot werk als de toelating tot verblijf.

Hoe bepaal je het bevoegde gewest?

Wat het bevoegde gewest is, wordt als volgt bepaald:

  • Het gewest waarin de vestigingseenheid gelegen is waar de buitenlandse werknemer tewerkgesteld wordt. Als de werkgever meerdere vestigingseenheden bezit, is het gewest bevoegd waar de werknemer hoofdzakelijk tewerkgesteld wordt;
  • Als de hoofdzakelijke plaats van tewerkstelling niet kan worden bepaald, doordat de werknemer bijvoorbeeld 50% in het ene en 50% in het andere gewest tewerkgesteld wordt, is het gewest bevoegd waar de maatschappelijke zetel van de onderneming gevestigd is;
  • Wanneer de werkgever geen enkele maatschappelijke eenheid of vestigingseenheid in België bezit, is het gewest bevoegd waar de werknemer zijn activiteiten zal uitoefenen.

Nodige documenten?

Je vult het gewestelijke aanvraagformulier voor een gecombineerde vergunning in. Bij het aanvraagformulier voeg je zowel de documenten voor het verblijf, als de documenten voor de tewerkstelling van de werknemer. Afhankelijk van de categorie van werknemer kunnen nog specifieke documenten vereist zijn.

  • een kopie van het geldig paspoort of de daarmee gelijkgestelde reistitel;
  • het bewijs van de betaling van de administratieve bijdrage (retributie) van 144 euro.Lees hier meer over de vrijstellingen en procedure. Jijzelf, je werkgever of een derde persoon, schrijft dit bedrag over op bankrekening BE57 6792 0060 9235 van de Dienst Vreemdelingenzaken. In de mededeling vermeld je je naam, voornaam, geboortedatum en nationaliteit. Voor de mededeling moet je volgende structuur gebruiken: NaamVoornaamNationaliteitDDMMJJJJ.
  • een getuigschrift waaruit blijkt dat de onderdaan van een derde land niet veroordeeld is geweest wegens misdaden of wanbedrijven van gemeen recht, als hij ouder is dan achttien jaar. Als het getuigschrift opgesteld is in het buitenland, wordt het gelegaliseerd;
  • een medisch attest waaruit blijkt dat de onderdaan van een derde land niet is aangetast door een van de ziekten bedoeld in de bijlage bij de wet van 15 december 1980. Het model vind je hier.
  • het bewijs dat de werknemer over een ziektekostenverzekering beschikt die alle risico’s in België voor hemzelf en zijn familieleden dekt. Bij een eerste aanvraag kan dit ook een verbintenis zijn van de werkgever om de werknemer aan te laten sluiten bij een ziekenfonds van zodra hij aankomt in België. Het model van deze verbintenis vind je hier

  • een fotokopie van het identiteitsbewijs van de werkgever of dat van zijn volmachthouder;
  • de arbeidsovereenkomst of ander specifiek document in bepaalde gevallen (bv. gastovereenkomst voor onderzoekers)
  • in geval van detachering, een kopie van het document, afgegeven door de buitenlandse instelling, dat verklaart dat de socialezekerheidswetgeving van dat land van toepassing blijft tijdens de tewerkstelling op het Belgische grondgebied, of, als een internationale overeenkomst daarover ontbreekt, een verklaring van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid dat de voorwaarden om onderworpen te zijn aan het Belgische stelsel voor werknemers, niet vervuld zijn;
  • als de aanvraag betrekking heeft op de uitoefening van een gereglementeerd beroep, de documenten waaruit blijkt dat de werknemer voldoet aan de voorwaarden voor de uitoefening van dat beroep.

Naast de algemene documenten zijn er nog vele specifieke documenten die naargelang de categorie van buitenlandse werknemer moeten worden ingediend. Zo zal een hooggeschoolde bijvoorbeeld een kopie van het diploma moeten voorleggen.

Deze specifieke documenten zijn terug te vinden via de websites van de bevoegde gewestelijke diensten:

Hoe verloopt de procedure?

Een aanvraag voor een gecombineerde vergunning wordt door de werkgever ingediend via het unieke digitale loket Working in Belgium. De aanvraag wordt dan automatisch doorgestuurd naar het bevoegde gewest.

Aanvraag vanuit België?

In principe kan een gecombineerde vergunning enkel aangevraagd worden voor een werknemer die nog in het buitenland verblijft. De aanvraag kan echter ook vanuit een kort of lang wettig verblijf in België gebeuren als er een vrijstelling van arbeidsmarktonderzoek geldt bij de aanvraag voor de gecombineerde vergunning (bv. hooggeschoolden, leidinggevenden, middengeschoolde knelpuntberoepen, ...) of als je een langdurig ingezetene bent die een gecombineerde vergunning vraagt voor een tweede verblijf in België. Het is niet mogelijk om een gecombineerde vergunning aan te vragen vanuit een onwettig verblijf of met een proceduredocument.

De gewestelijke dienst beslist binnen tien dagen (Vlaams gewest) of vijftien dagen (Brussels Hoofdstedelijk gewest) vanaf de ontvangst van de aanvraag of de aanvraag volledig is, en brengt de aanvrager op de hoogte van die beslissing.

Wanneer er documenten ontbreken of onvolledig zijn, deelt de gewestelijke de aanvrager schriftelijk mee welke aanvullende inlichtingen of documenten hij moet voorleggen. Hiervoor heb je een termijn van vijftien dagen na de betekening van de brief waarin deze documenten gevraagd worden.

Indien de aanvullende documenten of inlichtingen niet binnen deze termijn geleverd werden, verklaart de gewestelijke dienst de aanvraag onontvankelijk. De werkgever wordt met een aangetekende brief op de hoogte gebracht van de beslissing van onontvankelijkheid.

Behandelingstermijn?

Van zodra het dossier volledig en ontvankelijk is verklaard, begint de termijn van vier maanden waarbinnen een beslissing dient genomen te worden, te lopen. Dit is discutabel, aangezien de Single Permit-richtlijn stelt dat een aanvraag ten laatste binnen de vier maanden na de indiening moet worden behandeld. In de praktijk worden bovendien, voornamelijk in het Vlaams gewest, niet altijd afzonderlijke ontvankelijkheidsbeslissingen genomen binnen de vooropgestelde termijnen hiervoor. De ontvankelijkheidsbeslissing wordt veelal op hetzelfde moment (of kort voor) de beslissing ten gronde over de toelating tot arbeid genomen. Dit heeft tot nefast gevolg dat de beslissingstermijn van vier maanden pas begint te lopen op dat ogenblik, waardoor de totale beslissingstermijn oploopt. Dit is in strijd met de bepalingen van de Single Permit-richtlijn. Voor meer info hierover, zie F. VAN HUYLENBROECK, "Waarom de behandelingstermijn voor een gecombineerde vergunning (g)een probleem is", T.Vreemd. 2023, 310-317.

Voor een Europese Blauwe kaart, Intra-Corporate Transferee, seizoenarbeider of stagiair bedraagt de termijn maximaal 90 dagen, voor een onderzoeker met gastovereenkomst bedraagt de termijn maximaal 60 dagen. 

Indien de beslissing niet binnen deze termijn wordt genomen, worden de machtigingen tot verblijf en de toelatingen tot tewerkstelling beschouwd te zijn toegekend en wordt de gecombineerde vergunning afgeleverd (bijlage 47). Dit geldt niet voor de Europese Blauwe Kaart, seizoenarbeiders, Intra-Corporate Transferees, onderzoekers met een gastovereenkomst, stagiairs en Europees vrijwilligerswerk.

In uitzonderlijke omstandigheden, die verbonden zijn met de complexiteit van de aanvraag, kan de termijn verlengd worden. De aanvrager wordt hiervan op de hoogte gebracht.

De gewestelijke dienst beslist over de toelating tot tewerkstelling. Van zodra er een positieve beslissing is genomen inzake het luik tewerkstelling, zal de aanvrager hiervan op de hoogte gebracht worden door de gewestelijke dienst. Dit is louter informatief en geeft nog geen toelating om te beginnen werken. Als het gewest de toelating tot tewerkstelling weigert, zal deze beslissing betekend worden via aangetekend schrijven aan de aanvrager en elektronisch aan de werknemer.

Het gewest maakt het dossier over aan de Dienst Vreemdelingenzaken. De Dienst Vreemdelingzaken beslist over de toelating tot verblijf. Dit is de beslissing tot toekenning van de gecombineerde vergunning. De DVZ betekent de beslissing in de vorm van een bijlage 46 (of bijlage 47 indien de termijn overschreden werd) per aangetekende brief aan de werknemer en brengt de werkgever en ambassade/gemeente op de hoogte via mail. Indien de gecombineerde vergunning door DVZ geweigerd wordt, krijg je een bijlage 48.

Met de bijlage 46 (of bijlage 47) meldt de werknemer zich, afhankelijk van het geval, aan:

  • bij de ambassade, die ambtshalve een visum type D aflevert. Na aankomst in België meldt de werknemer zich vervolgens aan bij de gemeente, die de gecombineerde vergunning aflevert in de vorm van een elektronische verblijfskaart A. In afwachting van de afgifte krijg je van de gemeente een bijlage 49. Hiermee kan je werken.
  • bij de gemeente, die de gecombineerde vergunning aflevert in de vorm van een elektronische verblijfskaart A. In afwachting van de afgifte krijg je van de gemeente een bijlage 49. Hiermee kan je werken.

Beroepsmogelijkheden na een negatieve beslissing?

De beroepsmogelijkheden hangen af van in welke fase van de procedure de beslissing genomen werd:

Tegen een onontvankelijkheidsbeslissing kan je een beroep indienen bij de Raad van State. Dit beroep moet ingediend worden binnen 60 dagen.

Tegen een beslissing tot weigering van de toelating tot arbeid door het gewest, kan je een beroep indienen bij de bevoegde gewestminister. Als ook de beslissing in beroep negatief is, kan je daartegen beroep indienen bij de Raad van State.

  • Beroep bij de bevoegde minister

Zowel werkgever als werknemer (indien hij wettig in België verblijft) kunnen bij de bevoegde gewestminister in beroep gaan tegen de weigeringsbeslissing. Je moet het beroep indienen per aangetekende brief, binnen 1 maand nadat de negatieve beslissing werd meegedeeld

Voor het Vlaamse gewest dien je het beroep in bij:   

Minister van Tewerkstelling
Het Vlaamse Subsidieagentschap voor Werk en Sociale economie
Dienst Arbeidsmigratie en Uitzendkantoren
Koning Albert II-laan 35 bus 21
1030 Brussel.

Voor het Brussels Hoofdstedelijk gewest dien je het beroep in bij:

Minister van Tewerkstelling
Brussel Economie en Werkgelegenheid
Directie Economische Migratie
Sint-Lazarusplein 2,
1035 Brussel

Het beroep moet gemotiveerd zijn en opgesteld zijn in 1 van de 3 landstalen. Van zodra het beroep werd ontvangen, word je hiervan op de hoogte gebracht door een ontvangstmelding

De administratie kan, indien het dit nodig acht, verdere inlichtingen inwinnen bij alle mogelijke betrokken instanties (bijv. VDAB, Dienst Vreemdelingenzaken,...) en formuleert op basis van het dossier een advies. 

De bevoegde minister, waarnaar dit advies wordt doorgezonden, neemt de beslissing. Indien hij de negatieve beslissing waartegen het beroep werd ingesteld, verwerpt, zal het gewest een kopie van de nieuwe beslissing en van het beroepsdossier doorsturen naar de Dienst Vreemdelingenzaken, zodat een beslissing kan genomen worden over het verblijf.

  • Beroep bij de Raad van State

Tegen een negatieve beslissing van de minister staat een beroep bij de Raad van State open. Dit beroep moet ingediend worden binnen 60 dagen.

  • De Raad van State bekijkt enkel of de procedure correct verlopen is, en zal nooit uitspraak doen over de opportuniteit van de beslissing om een arbeidsvergunning te weigeren (doet dus geen onderzoek ten gronde).
  • De procedure kan heel lang duren: van enkele maanden tot enkele jaren.
  • Indien de Raad van State de beslissing vernietigt, moet de bevoegde Gewestminister de aanvraag opnieuw onderzoeken.
  • De Raad van State zal nooit een verplichting opleggen tot het nemen van een positieve beslissing of het afleveren van een gecombineerde vergunning. Dat blijft de bevoegdheid van de bevoegde Gewestminister en de Dienst Vreemdelingenzaken.

Tegen een beslissing tot weigering van de gecombineerde vergunning door de Dienst Vreemdelingenzaken kan je annulatieberoep indienen bij de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen. Je doet dit binnen de 30 dagen na de betekening. Tegen een negatieve beslissing van de Raad voor Vreemdelingenbetwistingen kan je cassatieberoep indienen bij de Raad van State. Lees meer over deze beroepsprocedures.